サービス提供票・実績票とは？書き方と提出の流れをわかりやすく解説

在宅生活の方に居宅サービスとして介護保険のサービスに入る場合、請求業務において、「サービス提供票」と「実績票」は毎月必ず発生する書類です。

現場では「提供票」「実績」などと略して呼ばれることも多いですが、「誰が何をいつまでに作るのか」「何のために使う書類なのか」が曖昧なまま業務をこなしているケースも少なくありません。

「サービス提供票・実績表」のやり取りは、あくまで「居宅ケアマネ」と「外部のサービス事業所（デイ・訪問・福祉用具など）」の間で発生する、在宅特有の業務です。

この記事では、サービス提供票と実績票の基本的な役割から、各項目の書き方、ケアマネジャーとサービス事業所それぞれの実務上のポイントまで整理して解説します。

サービス提供票・実績票とは

2種類の書類の役割

「サービス提供票」には、ひと月の予定と実績の2種類があります。正式名称と役割は以下のとおりです。

予定票はケアマネジャーが作成・配付し、実績票はサービス事業所が実績を記入してケアマネジャーへ返送するという流れが基本です。

誰が作るのか

サービス提供票が必要な理由

サービス提供票は、単なる「スケジュール表」ではありません。介護保険の給付管理に直結する重要な書類です。

ケアマネジャーが国保連に提出する給付管理票は、このサービス提供票の実績をもとに作成されます。そして給付管理票は、各サービス事業所が提出するレセプト（介護給付費明細書）と突合されることで、介護報酬の支払いが確定します。

つまり、サービス提供票の実績が正確でなければ、給付管理票も正確に作れず、最終的にサービス事業所の介護報酬が支払われないという連鎖が起きます。

介護保険の給付管理票とは？ケアマネが知るべき記載ルールと提出の流れ

介護保険の請求業務でケアマネジャーが毎月必ず行う作業のひとつが「給付管理票」の作成と提出です。名前は聞いたことがあっても

なぜ施設介護では「提供票・実績表」のやり取りがないのか？

居宅介護（在宅）と施設介護では、「誰がサービスを管理しているか」の構造が根本的に異なります。

居宅介護（在宅）の場合は分業制

居宅ケアマネが計画（提供票）を立て、外部のヘルパー事業所やデイサービスに仕事を依頼します。

「予定通りにやってくれたか？」を確認して給付管理をする必要があるため、事業所をまたいだ提供票・実績表の交換が必須になります。

施設介護の場合は、自分の施設で自己完結型

施設ケアマネが計画を立て、同じ施設内のスタッフがサービスを提供します。

計画も実施も同じ組織内（一つの介護ソフト内）で完結しているため、外部に「予定」を送ったり、外部から「実績」を回収したりする必要がありません。

施設介護で使われる書類は？

施設介護でも「計画」と「記録」は当然必要ですが、呼び方や役割が少し異なります。

サービス提供票（予定票）の主な記載項目と書き方

基本情報欄

サービス内容欄（日程・時間）

サービス提供票別表（単位数管理）

別表には、各サービスの予定単位数と、区分支給限度額に対してどの程度使用しているかを記載します。限度額内と限度額外のサービスを区分して管理することが重要です。

実績票の書き方と返送のルール

実績の記入方法

サービス事業所は、月末までに実際に提供したサービスの実績を提供票の所定欄に記入します。記入する主な内容は以下のとおりです。

• 実際にサービスを提供した日（予定日から変更があった場合は修正）
• 実際の提供時間（訪問介護など時間が重要なサービス）
• キャンセルになった日は空欄またはキャンセル理由を記録

「予定どおり実施した」場合でも、サービス事業所が実績欄に記入・確認を行うことが必要です。実績記入のないまま返送されたり、押印なしで送られてきたりするケースは、ケアマネジャーが確認の連絡を取る必要があります。

返送期限の目安

実績票の返送期限は法令で厳密に定められているわけではありませんが、ケアマネジャーが給付管理票を作成して毎月10日までに国保連へ提出することを逆算すると、実質的には月末〜翌月5日頃までに返送されている必要があります。

事業所間の関係性のなかで、返送期限を事前に取り決めておくことが円滑な請求業務につながります。

ケアマネジャーの実務フロー

予定票の送付が遅れると、事業所側のスケジュール管理に支障をきたし、実績回収も遅れる悪循環になります。毎月決まったタイミングで送付できるよう、業務の型を作ることが重要です。

サービス事業所の実務フロー

よくあるトラブルと対処法

実績票と介護記録の関係

実績票に記載されたサービス実績は、介護記録（サービス提供記録）と一致している必要があります。実地指導では、実績票と介護記録の日付・内容が一致しているかが確認されます。

「記録はあるが実績票に反映されていない」「実績票には記録されているが介護記録がない」といった不一致は、不正請求と見なされるリスクがあります。日々の記録管理とあわせて、月末に照合の習慣をつけることが大切です。

まとめ

サービス提供票（予定票）はケアマネジャーが作成して各事業所へ送付し、実績票はサービス事業所が記入してケアマネジャーへ返送します。この一連の流れが毎月の給付管理票・レセプト作成の根拠となり、介護報酬の支払いにつながります。

実績の正確な記録と期限内の返送・提出が、事業所の安定した収入と適正な請求業務の基本です。ケアマネジャー・サービス事業所双方が連携し、月次サイクルをしっかり回すことが請求エラーの防止に直結します。